Intake en functioneel ontwerp
We inventariseren welke vragen en handelingen nu bij jouw team landen en welke daarvan het portaal kan overnemen. Dat levert een functioneel ontwerp op met een kostenbegroting. Reken op één tot twee weken.
Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waarin jouw klanten met een eigen inlog hun eigen gegevens en lopende zaken bij jouw bedrijf inzien en regelen.
Het verschil met een website is het publiek: een website is er voor iedereen en informeert, een portaal is er voor één specifieke klant en laat die iets dóen. Het verschil met de inlogomgeving van een standaardpakket zit in wie bepaalt wat erin staat. Daar krijg je de velden, statussen en processen van de leverancier, en betaal je per gebruiker. Bij maatwerk bepaal jij welke informatie je klant ziet en welke handelingen hij zelf kan uitvoeren — en groeit het aantal gebruikers niet mee met je licentiekosten.
Wat kunnen je klanten erin regelen?
De term klantportaal zegt nog niets over wat het voor jouw klanten doet. Dit zijn de functies die we in de praktijk het vaakst bouwen. Welke ervan zinvol zijn, hangt af van waar jouw klanten nu voor bellen of mailen.
Facturen en documenten inzien
Alle facturen, contracten, certificaten en rapporten op één plek, met een eigen archief per klant. Geen verzoeken meer om een factuur van vorig jaar opnieuw te sturen.
Status van lopende opdrachten
Je klant ziet zelf waar zijn order, aanvraag of dossier staat. Dit is doorgaans de functie die het meeste telefoonverkeer wegneemt.
Eigen gegevens wijzigen
Adressen, contactpersonen, facturatiegegevens en voorkeuren: de klant past ze zelf aan en de wijziging landt direct in je eigen systeem.
Afspraken plannen
Een beschikbaarheidsagenda waarin de klant zelf een moment kiest, gekoppeld aan de planning van je team of monteurs.
Vragen en tickets indienen
Meldingen komen binnen met de juiste context erbij — klant, order, bijlagen — in plaats van als losse e-mail zonder dossier.
Offertes bekijken en accorderen
De klant beoordeelt en accordeert digitaal, met vastlegging van wie wanneer akkoord gaf. Dat scheelt een handtekeningenronde per post of PDF.
Verbruik en rapportages
Cijfers waar jouw klant op stuurt, zelf op te vragen over de periode die hij wil, in plaats van een maandelijkse export uit jouw systeem.
Gebruikers beheren
Eén beheerder per klantorganisatie voegt zelf collega's toe en trekt rechten in. Beheerwerk weg bij jou, en geen actieve accounts van oud-medewerkers.
Koppelingen met je bestaande systemen
Een portaal dat zijn gegevens niet uit je bestaande systemen haalt, verplaatst het probleem alleen maar: dan voer je alles twee keer in. De waarde zit in de koppeling. We halen ordergegevens uit je ERP, facturen uit je boekhouding, contactgegevens uit je CRM, en schrijven wijzigingen die de klant doorgeeft terug naar de bron.
In de praktijk koppelen we aan boekhoudpakketten als Exact Online en SnelStart, aan CRM- en ERP-systemen, aan e-mail- en betaaldiensten. Bestaat er geen kant-en-klare koppeling, dan bouwen we die zelf. Meer over hoe we dat aanpakken staat op onze pagina over een maatwerk API-koppeling laten maken.
Beveiliging en toegang
In een klantportaal staan de gegevens van al je klanten bij elkaar. Klant A moet daar zijn eigen facturen en opdrachten zien, en niets van klant B. Dat is de reden dat we vóór de bouw vastleggen wie wat te zien krijgt: achteraf dichtzetten is veel lastiger dan het vanaf het begin goed inrichten.
Per gebruiker bepaal je wat hij mag. Een inkoper ziet alleen zijn eigen orders, zijn manager die van de hele afdeling, en documenten die niet voor iedereen bedoeld zijn kun je apart afschermen.
Daar komt bij dat inloggen een tweede stap krijgt — naast het wachtwoord bijvoorbeeld een code op de telefoon — dat alle gegevens versleuteld over de lijn gaan, en dat het portaal bijhoudt wie wanneer welk document heeft geopend. Dat laatste heb je nodig zodra je moet kunnen aantonen dat je zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, zoals de AVG vraagt.
We hosten op servers in eigen beheer binnen de Europese Unie, dus je gegevens verlaten de EU niet. Meer hierover op onze pagina over beveiliging van applicaties en websites.
Een klantportaal in de praktijk
Voor MyChiptuningFiles bouwden we een portaal waarin garages hun tuningbestanden aanleveren en gemodificeerd terugkrijgen. Duizenden garages in meer dan 160 landen werken ermee. Elke klant heeft een eigen account met inzicht in al zijn bestellingen, en het portaal rekent af met een tegoedsysteem in plaats van een factuur per opdracht.
Dat laatste is kenmerkend voor maatwerk: het afrekenmodel volgde het proces van de klant, niet omgekeerd. Bekijk de volledige case over het portaal van MyChiptuningFiles.
Onze aanpak
We beginnen niet met bouwen maar met de vraag waar je klanten nu voor bellen. Die lijst bepaalt wat er in versie één moet zitten — en wat kan wachten.
Ontwerp en rechtenstructuur
We leggen de gebruikersrollen vast en bepalen wie welke gegevens ziet. Bij een portaal is dit de belangrijkste stap: hier voorkom je dat een klant iets ziet wat niet van hem is.
Development in deeltjes
Iedere week een deeloplevering, om de week overleg. Je ziet het portaal groeien en kunt bijsturen voordat iets af is. Een eerste werkende versie staat er doorgaans binnen zes tot tien weken.
Koppelingen en testen
De koppelingen met je bestaande systemen gaan aan en we testen met echte gegevens in een testomgeving, voordat er ook maar één klant inlogt.
Live en doorontwikkelen
Na oplevering blijft het portaal meegroeien met je proces. Hosting, onderhoud en beveiligingsupdates lopen mee in een onderhoudscontract.
Meer over hoe we werken lees je op onze pagina over onze werkwijze, en over het functioneel en technisch ontwerp dat aan de bouw voorafgaat.
Veelgestelde vragen
Wat kost een klantportaal?
Een klantportaal begint bij ons rond de € 20.000 exclusief btw. Dat is de orde van grootte voor een portaal met twee gebruikersgroepen: je klanten aan de voorkant en je eigen team in de beheeromgeving erachter. Wat het uiteindelijk wordt, hangt vooral af van het aantal rollen met eigen rechten en het aantal koppelingen met bestaande systemen. De volledige prijsopbouw met alle staffels staat op onze pagina over wat een maatwerk webapplicatie kost.
Hoe lang duurt het om een klantportaal te bouwen?
Een eerste werkende versie is er meestal binnen zes tot tien weken. We leveren bewust in delen op: elke week een deeloplevering en om de week overleg. Je ziet dus onderweg wat er gebouwd wordt en we kunnen bijsturen voordat iets helemaal af is. Hoeveel koppelingen er nodig zijn en of er data uit een oud systeem gemigreerd moet worden, bepaalt of het naar de bovenkant van die bandbreedte schuift.
Kan het portaal gekoppeld worden aan onze boekhouding of ons CRM?
Ja, en dat is meestal juist het punt. Een portaal dat zijn gegevens niet uit je bestaande systemen haalt, betekent dubbel invoeren. We koppelen aan boekhoudpakketten zoals Exact Online en SnelStart, aan CRM- en ERP-systemen, en aan betaaldiensten. Heeft een systeem geen kant-en-klare koppeling, dan bouwen we die op maat.
Wat is het verschil tussen een klantportaal en een klantenportaal?
Niets. Beide spellingen worden door elkaar gebruikt en betekenen hetzelfde: een beveiligde omgeving waarin klanten met een eigen inlog hun zaken bij jouw bedrijf regelen. Je komt ook "mijn-omgeving", "selfserviceportaal" of "customer portal" tegen. Wij noemen het klantportaal, maar als jij het anders noemt begrijpen we elkaar prima.
Kunnen klanten er zelf gebruikers in beheren?
Dat kan, en bij zakelijke klanten is het bijna altijd verstandig. Je geeft dan één persoon per klantorganisatie beheerrechten, zodat die zelf collega's kan toevoegen en rechten kan intrekken als iemand vertrekt. Dat haalt beheerwerk bij jou weg en voorkomt dat accounts van oud-medewerkers blijven bestaan.
Wat gebeurt er met onze data en waar staat die?
De data blijft van jou en staat op servers in eigen beheer binnen de Europese Unie. Er gaat geen data naar buiten de EU. We richten opslag, toegang en logging zo in dat je aan de AVG kunt voldoen, inclusief het kunnen aantonen wie wanneer welke gegevens heeft ingezien. Meer daarover staat op onze pagina over beveiliging van applicaties en websites.
CL Web bouwt en ontwikkelt al zo'n jaar of 4 onze website's (ja inmiddels zijn het er meerdere). Blij met de fijne, professionele, betrouwbare samenwerking en het altijd meedenken in verbeteringen. Korte lijnen, goed bereikbaar en alles bespreekbaar. Iedere dag leren wij meer van hen.
Kwaliteit, Professionaliteit, Responsiviteit, Waarde
Wat moeten jouw klanten nu bellen?
Vertel waar je klanten nu voor aan de telefoon hangen of een mail sturen, dan schetsen we wat een portaal daarvan zou overnemen. Vrijblijvend, en als een bestaand pakket het beter oplost zeggen we dat gewoon.
Klantportaal laten maken?
Neem contact op met Cyril
Eigenaar CL Web & Applicatie Specialist