B2B-webshop voor BD-Totaal

Biologische foodservice-groothandel voor horeca, catering, zorg en bakkers

BD-Totaal is een groothandel in biologische foodservice die levert aan horeca, catering, zorginstellingen, bakkers en kinderdagverblijven. Klanten bestellen er niet incidenteel maar volgens een ritme: elke week dezelfde regels, met een leverdatum die per bestelling verschilt.

Wij verzorgen de hosting, het onderhoud en de doorontwikkeling van hun bestelomgeving, en de koppelingen met het back-officesysteem waarin voorraad, prijzen en orders thuishoren.

Bestellen met een voorraad die klopt

Het hart van de omgeving is de bestelmodule/webshop. Een zakelijke klant werkt met een vaste lijst en wil bij het bestellen twee dingen weten: wat kost het mij, en is het er op de dag dat ik het nodig heb. Dat eerste komt uit de prijsafspraken in de back office, het tweede uit de voorraad. Beide moeten actueel zijn op het moment van bestellen, niet van vannacht.

De voorraad in de bestelomgeving komt daarom uit het back-officesysteem zelf. Elke vijf minuten haalt de webshop de actuele voorraadstanden op, waarbij alleen de gewijzigde artikelen worden weggeschreven en artikelen die niet meer in de aanlevering staan op nul gaan. Tussen middernacht en zes uur 's ochtends staat die uitwisseling stil, omdat de back office dan zijn eigen nachtwerk doet.

Een geplaatste order gaat dezelfde weg terug. Elke minuut worden nieuwe orders naar de back office geschreven, waar de verdere afhandeling en de facturatie gebeuren. Er staat dus geen tweede administratie naast de eerste en niemand voert een order twee keer in.

Ook de artikelen, de prijsafspraken per klant en de inkooporders lopen op dat ritme van vijf minuten mee. Voor de leveringen is er een eigen venster in de avond, waarin de aanleveringen elk kwartier heen en weer gaan.

Een deel van de klanten bestelt vanuit het eigen inkoopsysteem in plaats van rechtstreeks in de webshop. Daarvoor is er een OCI-koppeling. De inkoper opent de catalogus van BD-Totaal binnen zijn eigen omgeving, met de prijsafspraken die voor hem gelden, en stuurt de gevulde winkelwagen terug als bestelaanvraag. Zo hoeft niemand aan de andere kant regels over te typen en blijft de goedkeuring in het inkoopsysteem van de klant staan, waar die thuishoort.

Wat er kan worden geleverd, rekent het systeem zelf uit

Een besteld artikel is niet altijd op dezelfde dag leverbaar, en dat verschilt per klant en per artikel. Het systeem bepaalt daarom per regel welk leverschema geldt. Uit voorraad, uit de op=op-voorraad, via een inkooporder of volgens het normale ritme.

Elk schema heeft zijn eigen voorwaarden. De voorraadstand, de leverdagen die voor die klant zijn afgesproken, het tijdstip waarop de order wordt geplaatst en de voorraadlocatie bepalen samen wat er overblijft. Die afweging deed vroeger de binnendienst per telefoontje.

Productinformatie uit meerdere bronnen

Naast de bestelomgeving draait er een tweede applicatie die de productinformatie bijhoudt. Die haalt elke nacht productgegevens en afbeeldingen op uit de datapool van de branche en een paar andere bronnen, en bundelt dat tot één bestand dat de bestelomgeving gebruikt. Elke stap in die keten wordt gemonitord, zodat een bron die niets aanlevert opvalt voordat er een leeg product in de webshop staat.

Maatwerk API-koppelingen als deze bouwen we vaker, en het onderhoud eraan hoort erbij.

Wat wij doen

We hebben de hosting, het onderhoud en de doorontwikkeling in beheer. Dat betekent in de praktijk dat we de omgeving actueel en beveiligd houden, dat we de koppelingen volgen als het exportformaat van de back office verandert, en dat er ruimte is om de bestelomgeving stap voor stap uit te breiden op basis van wat klanten van BD-Totaal er dagelijks mee doen. Van de koppelingen hebben we de API-documentatie geschreven, zodat de partijen die erop aansluiten weten welke velden ze kunnen opvragen en wat ze terugkrijgen. Dat scheelt vragen heen en weer op het moment dat er een nieuwe klant of een nieuw systeem bij komt.