Exact Online koppeling voor je webshop of applicatie

Exact Online houdt je administratie bij. Je webshop of applicatie houdt je klanten en je bestellingen bij. Zolang die twee niets van elkaar weten, typt iemand elke dag dezelfde gegevens twee keer over. Een Exact Online koppeling haalt dat werk weg. De orders gaan als verkooporder de administratie in, en de klantgegevens, artikelen en prijzen komen daaruit terug.

Wij bouwen die koppeling op de REST API van Exact Online, in Laravel, en houden hem daarna in onderhoud.

Welke gegevens gaan er heen en weer?

Welke gegevens de koppeling uitwisselt hangt af van wat er in Exact staat en van wat jouw omgeving nodig heeft. In de koppelingen die we hebben gebouwd gaat het meestal om deze:

Klanten en hun kortingsafspraken, uit Exact naar je eigen omgeving
Artikelen, prijslijsten en prijsafspraken per klant, uit Exact
Verkooporders, vanuit je webshop of applicatie naar Exact
Facturen en factuurregels, met het btw-tarief en de grootboekrekening erbij
Materialen en grootboekrekeningen, als de administratie van het werk zelf ook in Exact staat

De richting bepaalt wie de baas is over een gegeven. Staat de prijs in Exact, dan schrijft de webshop hem daar nooit overheen. Staat de order in de webshop, dan is die de bron en boekt Exact hem in.

Exact Online koppelen aan je webshop

Bij een webshop is dit de gebruikelijke opzet. Exact levert de artikelen en de klantprijzen aan, de shop rekent daarmee af, en de afgeronde bestelling gaat als verkooporder terug. Draai je op WooCommerce, Magento of Shopify, dan is er vaak een standaardkoppeling die dit doet voor een gewone prijs per artikel.

Het wordt maatwerk zodra je prijzen per klant verschillen, of zodra er meerdere lagen over elkaar liggen. Bij de webshop van DirectDentalSupplies is dat het geval. Een klant kan een kortingspercentage op het hele assortiment hebben, daarnaast prijsafspraken per artikel met een vast tarief dat over dat percentage heen gaat, daarboven weer een prijslijst, en artikelen in de outlet hebben een eigen prijs met een begin- en einddatum. Die lagen rekent een standaardkoppeling niet uit, dus dat rekenwerk zit in de webshop zelf.

Hoe vaak de gegevens worden bijgewerkt

Een koppeling is niet automatisch een live verbinding. Voor gegevens die overdag nauwelijks wijzigen is een ronde per nacht genoeg, en dat scheelt aanroepen op de API van Exact.

Van jouw kant naar Exact gaat het per order. Bestelt een klant iets, dan gaat die order de wachtrij in en wordt hij als verkooporder in Exact Online gezet. Lukt dat niet, dan krijgt de beheerder een mail met de foutmelding en biedt de wachtrij de order elke tien minuten opnieuw aan. Exact rekent de regelprijs zelf uit, zodat wat de klant in de webshop zag gelijk blijft aan wat er in de administratie komt te staan.

Twee koppelingen die we hebben gebouwd

Bij DirectDentalSupplies zit de Exact Online koppeling onder een webshop voor tandartspraktijken. De prijzen en de orders lopen erlangs, en de praktijk bestelt door barcodes te scannen die ze zelf uit de shop print.

Service Planner is een applicatie voor onderhoudsplanning, waar ruim tweehonderd bedrijven hun afspraken en werkbonnen in bijhouden. Uit de materialen op een werkbon komen de factuurregels, elk met een eigen btw-tarief en grootboekrekening, en die kunnen samen met de klanten en de grootboekrekeningen door naar Exact Online.

Wat kost een Exact Online koppeling?

Dat hangt af van hoeveel gegevens er over moeten, of het één of twee richtingen op gaat en of jouw pakket al een API heeft waar we op kunnen aansluiten. Een koppeling met alleen orders eruit is ander werk dan een koppeling die ook prijzen, artikelen en facturen bijhoudt. Een API koppeling laten maken kost bij ons vanaf een vast bedrag, en het aantal systemen, de beschikbare documentatie en de medewerking van de andere leverancier bepalen wat daarboven bij komt.

Wanneer een standaardkoppeling genoeg is

Exact heeft een App Store met koppelplatforms, en voor een webshop met één prijs per artikel en een gewoon bestelproces doen die precies wat ze moeten doen. Past zo'n platform op jouw situatie, dan zeggen we dat gewoon, want dat is de goedkoopste route.

Maatwerk wordt het als de standaardkoppeling iets niet doet wat jij nodig hebt: prijzen per klant, een afwijkende ordersoort, gegevens uit een tweede systeem die mee moeten, of een omgeving die zelf al maatwerk is.

Veelgestelde vragen over de Exact Online koppeling

Welke gegevens kan ik uitwisselen met Exact Online?

Klanten, artikelen, prijzen en prijsafspraken, verkooporders, facturen met hun factuurregels, en grootboekrekeningen. Wat er in jouw geval zinnig is, hangt af van welke modules je in Exact gebruikt en welk systeem de bron is voor welk gegeven. Dat leggen we in de intake vast, voordat er iets gebouwd wordt.

Werkt de koppeling live, of op vaste momenten?

Allebei komt voor, en het is een keuze per soort gegeven. Orders zetten we meteen door, want daar wacht iemand op. Artikelen en prijzen halen we vaak 's nachts op, omdat ze overdag toch niet wijzigen en een nachtronde de API van Exact rustig houdt.

Wat gebeurt er als de Exact Online koppeling een keer faalt?

De order blijft in de wachtrij staan en wordt opnieuw aangeboden, en de beheerder krijgt een mail met de foutmelding. Zo raakt een bestelling niet kwijt als Exact even niet bereikbaar is of als er iets mis is met een regel.

Wat heb ik van Exact zelf nodig voor een koppeling?

Een Exact Online-abonnement en een administratie waar de koppeling in mag. De koppeling loopt via de REST API van Exact, waarvoor wij een app registreren en jij die eenmalig autoriseert voor jouw administratie. Daarna vernieuwt de koppeling zijn eigen toegang.

Kunnen jullie ook koppelen aan een webshop die niet van jullie is?

Ja. Zolang er een API is, of een andere manier om er gegevens in en uit te krijgen, kunnen we erop aansluiten. We beginnen dan met een analyse van wat er nu gebeurt en wat er misgaat, en die analyse leveren we op als los advies, ook als je daarna bij je huidige partij blijft. Datzelfde geldt voor een API koppeling die iemand anders heeft gebouwd en die niemand meer onderhoudt.