Service Planner: SaaS voor onderhoudsplanning
Service Planner maakt het mogelijk om snel (herhalende) onderhoudsafspraken te maken voor jouw bedrijf
Service Planner is een SaaS-applicatie waarvan de software door ons wordt ontwikkeld, onderhouden en gehost, en wordt gebruikt door vele installatiebedrijven.
De applicatie zet terugkerend onderhoud vooruit in de agenda, houdt de rijafstand tussen twee bezoeken in de hand, maakt de facturen en beheert de werkbonnen. Servicebedrijven met veel afspraken doen dat allemaal in dezelfde omgeving. Wij ontwikkelen en beheren maatwerk webapplicaties als deze.
Waarom service planner
200+ bedrijven vertrouwen dagelijks op Service Planner
100.000+ afspraken per jaar gepland
Rollen en rechten per medewerker
Agenda voor de hele buitendienst
Grote tijdsbesparing op de planning
Terugkerend onderhoud staat vooruit in de agenda
Een onderhoudscontract heeft een cyclus in maanden. Uit die cyclus maakt de applicatie de afspraken vooruit aan, eerst met alleen een maand en een jaar erbij. Zo'n voorbereide afspraak staat nog niet in de agenda en heeft nog geen tijd.
Daarna schuift een afspraak door de statussen van voorbereid en ingepland naar verzonden en bezocht. Een afspraak waarvan de eindtijd voorbij is en die niemand heeft afgemeld, gaat automatisch op bezocht. Zo blijft de lijst met openstaand werk kloppen zonder dat iemand hem bijhoudt.
De planner draait 's nachts
Bedrijven die de automatische planner aan hebben staan, krijgen elke nacht om middernacht een ronde. Die maakt eerst de afspraken aan die uit de contracten volgen, voegt afspraken samen die bij dezelfde service horen en zoekt de gaten in de agenda op. Daarna krijgt elke afspraak zonder datum een plek in zo'n gat.
Wat er in de eerste ronde niet in past, gaat twee keer opnieuw door de planner, met een kwart en met de helft van de maximale rijafstand als extra ruimte. Blijft er daarna nog iets liggen, dan krijgt het bedrijf een melding met de afspraken die geen plek kregen.
Rijafstand bepaalt welke afspraak waar past
Bij een gat in de agenda kijkt de applicatie waar de monteur vlak ervoor en vlak erna staat. Per bedrijf geldt een maximale rijafstand, standaard dertig kilometer. Een bedrijf dat op rijtijd wil plannen zet daarvoor de eigen OSRM-routeserver aan. Dan komt de rijtijd over de weg tussen die twee adressen uit die server, in minuten. Zonder die keuze rekent de applicatie met de hemelsbrede afstand tussen de coördinaten van beide adressen.
Daar komen de werkdagen van de monteur, geblokkeerde uren en het postcodegebied van die monteur bovenop. Een afspraak wordt dus niet ingepland op een moment waarop het rijden niet haalbaar is.
Werkbon, materialen en factuur
Op locatie hoort bij de afspraak een werkbon met een checklist, de gebruikte materialen en een handtekening van de klant. Uit die materialen komen de factuurregels, elk met een eigen btw-tarief en grootboekrekening. Kopiefacturen gaan elke avond de deur uit, en klanten, materialen, grootboekrekeningen en facturen kunnen naar Exact Online.
Wat wij doen
Wij ontwikkelen de applicatie, houden hem in onderhoud en hosten hem. Daar hoort de administratie van het platform zelf bij. De deelnemende bedrijven krijgen maandelijks hun abonnementsfactuur met automatische incasso, inclusief de sms-kosten van die maand.
