Een OCI-koppeling laat een inkoper de webshop van een leverancier openen zonder zijn eigen inkoopsysteem te verlaten. Hij zoekt daar zijn artikelen bij elkaar, klikt op bestellen, en de gevulde winkelwagen komt terug in het inkoopsysteem als bestelaanvraag. Daar loopt hij vervolgens door de gewone goedkeuring.
Voor een groothandel of leverancier met zakelijke klanten is dat vaak de reden dat een order wel of niet bij jou terechtkomt. Grote inkopende organisaties bestellen niet los in vijftien webshops. Hieronder staat waar de afkorting voor staat, wat er technisch gebeurt, hoe punchout zich ertoe verhoudt, en wat je als leverancier moet regelen.
Waar staat OCI voor?
OCI staat voor Open Catalog Interface. Het is een standaard die uit SAP komt en die beschrijft hoe een inkoopsysteem de catalogus van een leverancier kan openen en er een winkelwagen uit terug kan halen.
De standaard legt vast hoe de inkoper bij jouw catalogus binnenkomt en in welke vorm de gekozen regels teruggaan. Wat er tussenin gebeurt, dus hoe jouw webshop eruitziet en welke prijzen die inkoper ziet, bepaal je zelf.
Hoe werkt een OCI-koppeling?
De inkoper klikt in zijn eigen inkoopsysteem op de naam van jouw bedrijf. Dat systeem stuurt hem door naar jouw webshop en geeft daarbij een aantal gegevens mee, waaronder inloggegevens waaraan jouw shop ziet om welke klant het gaat, en een adres waar de winkelwagen straks naartoe moet. Dat adres heet de HOOK_URL.
Jouw webshop logt die inkoper daarmee automatisch in en toont hem de prijzen die voor zijn organisatie gelden. Hij ziet dus niet de lijstprijs, maar zijn eigen prijsafspraken.
Als hij klaar is, klikt hij niet op afrekenen maar op een knop die de winkelwagen terugstuurt. Jouw shop zet de regels om in het formaat dat de standaard voorschrijft en post ze naar de HOOK_URL. Bij BD-Totaal doen we die uitwisseling in XML. Het inkoopsysteem vangt ze op, zet ze in een bestelaanvraag en de inkoper is terug waar hij begon.
Wat er daarna gebeurt, ligt buiten jouw systeem. De aanvraag gaat langs de budgethouder of de inkoopafdeling, en pas als die akkoord is komt de order bij jou binnen. Dat is precies waarom organisaties het zo willen: de goedkeuring blijft in hun eigen systeem staan, waar die thuishoort.
Wat is het verschil tussen OCI en punchout?
Punchout is de Amerikaanse term voor hetzelfde principe, waarbij de inkoper vanuit zijn inkoopsysteem naar buiten stapt de catalogus van de leverancier in. Je komt de woorden door elkaar tegen, en een klant die om een punchout-catalogus vraagt bedoelt meestal gewoon een OCI-koppeling.
Verwarrend is dat er meerdere standaarden achter dat ene woord zitten. OCI komt uit SAP. cXML is de variant van Ariba en werkt anders van binnen, al doet hij hetzelfde. Vraag daarom altijd door welke standaard het inkoopsysteem van je klant spreekt voordat je iets inplant.
Een OCI-koppeling met AFAS
AFAS ondersteunt OCI voor inkoopaanvragen en houdt een lijst bij van leveranciers waarmee de koppeling al beschikbaar is. Staat jouw webshop op die lijst, dan kan een AFAS-gebruiker jouw catalogus vanuit zijn inkoopmodule openen zonder dat er aan zijn kant iets gebouwd hoeft te worden.
Sta je er niet op, dan ligt het werk aan jouw kant. Je webshop moet de inkomende gegevens van AFAS verwerken, de juiste klant en prijsafspraken erbij zoeken, en de winkelwagen in het afgesproken formaat terugsturen. AFAS is een van de systemen waarmee we koppelingen bouwen, en dit is een van de vormen die zo'n koppeling kan aannemen.
Wat levert een OCI-koppeling op?
Voor de inkopende organisatie is de winst dat er niemand meer regels overtypt en dat elke bestelling langs de eigen goedkeuring gaat. Voor jou als leverancier zit de winst ergens anders.
Je klant hoeft niet uit zijn eigen systeem te stappen om bij jou te bestellen, en dat scheelt in de afweging bij wie hij bestelt
Er komen geen bestellingen meer per mail of telefoon binnen die iemand moet overtypen
De inkoper ziet zijn eigen prijsafspraken, dus er ontstaat geen discussie achteraf over de factuur
Vraagt een grote klant erom en kun je het niet leveren, dan is dat voor hem een reden om ergens anders te bestellen
Wat moet je als leverancier regelen?
Aan jouw kant komt het neer op vier dingen. Je webshop moet een binnenkomende inkoper kunnen herkennen en automatisch inloggen. Hij moet de prijsafspraken van die klant tonen in plaats van de lijstprijs. Hij moet de winkelwagen kunnen terugsturen in de vorm die het inkoopsysteem verwacht. En er moet iemand zijn die het onderhoudt als de klant zijn inkoopsysteem vernieuwt.
Dat laatste wordt onderschat. Een OCI-koppeling hangt tussen twee systemen die allebei kunnen veranderen, en een koppeling die stilvalt merkt niemand aan jouw kant, want er komen dan gewoon geen orders binnen. Daarom valt een koppeling als deze bij ons onder het onderhoud en niet onder de oplevering.
OCI in de praktijk bij BD-Totaal
BD-Totaal levert aan zakelijke klanten en heeft een bestelomgeving waarin de prijsafspraken en de voorraad uit het back-officesysteem komen. Een deel van hun klanten bestelt daar rechtstreeks. Een ander deel bestelt vanuit het eigen inkoopsysteem, en daarvoor ligt er een OCI-koppeling.
Die inkoper opent de catalogus van BD-Totaal binnen zijn eigen omgeving, met de prijsafspraken die voor hem gelden, en stuurt de gevulde winkelwagen terug als bestelaanvraag. Niemand aan de andere kant typt regels over, en de goedkeuring blijft in het inkoopsysteem van de klant staan.
Wat daaronder ligt, is de rest van de uitwisseling met de back office. De voorraadstanden komen elke vijf minuten binnen, geplaatste orders gaan elke minuut de andere kant op, en de artikelen en prijsafspraken lopen op datzelfde ritme van vijf minuten.
Het verschil met een API-koppeling
Bij OCI zit er een mens in het proces: de inkoper stapt zelf jouw catalogus binnen en komt terug met een mandje. Bij een API-koppeling praten twee systemen onderling en ziet een gebruiker daar niets van.
In de praktijk staan ze naast elkaar. Een groothandel heeft OCI voor het bestelmoment en daarnaast API-koppelingen voor voorraad, prijsafspraken en orderstatus.
Veelgestelde vragen
Wat kost een OCI-koppeling?
Dat hangt vooral af van wat je webshop nu al kan. Kan hij al met prijsafspraken per klant werken, dan zit het werk in het herkennen van de binnenkomende inkoper en het terugsturen van de winkelwagen. Moet dat prijsmechanisme er nog bij, dan is dat het grootste deel van de begroting. De factoren die de prijs van een API koppeling laten maken bepalen, gelden hier net zo goed.
Werkt een OCI-koppeling met elk inkoopsysteem?
Niet automatisch. OCI is een standaard, maar inkoopsystemen vullen hem net iets anders in, en sommige spreken cXML in plaats van OCI. Vraag bij je klant op welke standaard en welke versie zijn systeem gebruikt, en of er een testomgeving is waar je op kunt proberen.
Ziet de inkoper zijn eigen prijzen in de catalogus?
Ja, en dat is meestal de reden om het zo te doen. Het inkoopsysteem geeft bij het doorsturen mee om welke klant het gaat, en jouw webshop zoekt daar de prijsafspraken bij. Wat de inkoper in zijn winkelwagen legt is dus wat er straks op de factuur staat.
Kan een OCI-koppeling op een bestaande webshop?
Meestal wel, zolang je bij de code kunt en er een plek is om de prijsafspraken per klant vandaan te halen. Bij een standaardplatform hangt het af van wat dat platform toelaat. Bij een maatwerk webshop die we zelf gebouwd hebben of in beheer hebben genomen, is het een uitbreiding op wat er al staat.
Wil je weten of jouw webshop een OCI-koppeling aankan? Laat via contact weten welk inkoopsysteem je klant gebruikt en waar je catalogus nu draait, dan zeggen we wat ervoor nodig is.
