Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat software het werk overneemt dat nu met de hand gebeurt. Gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere, of een klant mailen dat zijn order klaar is. Werk dat elke dag terugkomt en dat niemand mist zodra het weg is.
Hieronder staat wat procesautomatisering inhoudt, hoe je bepaalt welk proces je als eerste aanpakt en wat we bij klanten hebben weggeautomatiseerd. Ook staat er wanneer een bestaand pakket genoeg is, want dat komt vaker voor dan je zou denken.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering is het herinrichten van een werkproces zodat software de stappen uitvoert die een medewerker nu handmatig doet. Het werk zelf blijft bestaan, de stappen ertussen verdwijnen. Een planner blijft plannen, maar hij hoeft dezelfde afspraak niet meer in drie systemen te zetten.
Er zit een stap vóór het automatiseren die vaak wordt overgeslagen. Zolang gegevens op papier staan of in een mailbox rondzwerven, valt er weinig te automatiseren, want de software weet niet waar hij moet kijken. Eerst moet de informatie digitaal en op één plek staan. Dat heet digitaliseren en het is bij veel bedrijven het grootste deel van de winst.
Bedrijfsautomatisering wordt vaak als hetzelfde woord gebruikt. Het verschil zit in de hoogte waarop je kijkt: bedrijfsautomatisering gaat over alle processen in een bedrijf, procesautomatisering over één proces daarbinnen. In een gesprek met een leverancier komen ze op hetzelfde neer.
Workflow automatisering, koppelingen en zelfbediening
Automatiseren gebeurt in de praktijk in drie vormen. Welke bij je past, hangt af van waar het werk nu blijft liggen.
Workflow automatisering. Een reeks stappen met een vaste volgorde die vanzelf doorloopt, ook wel een workflow. Een aanvraag komt binnen, gaat naar de juiste persoon voor goedkeuring, en zodra die er is gaat de opdracht naar uitvoering. Niemand hoeft ertussen te zitten om iets door te sturen.
Koppelingen tussen systemen. Twee pakketten die elkaar zelf op de hoogte houden, zodat gegevens niet twee keer worden ingevoerd.
Zelf regelen. Het werk verdwijnt bij jou omdat je klant of medewerker het zelf doet in een beveiligde omgeving. Een status opzoeken of een factuur downloaden.
Wat automatiseren in de praktijk oplevert
Acht voorbeelden uit ons eigen werk. Hoe het onder de motorkap werkt staat in de case zelf, hieronder staat vooral welk handwerk eruit ging.
Bij BD-Totaal, een groothandel in biologische foodservice, bestellen klanten elke week dezelfde regels met een andere leverdatum. De voorraad en de prijsafspraken komen uit de back office en een geplaatste order gaat daar automatisch naartoe terug, dus niemand voert een order twee keer in. Wie liever vanuit zijn eigen inkoopsysteem bestelt, doet dat via een OCI-koppeling.
Op Boatauction.com worden zo'n honderd boten per maand geveild. Het bieden loopt via een autobot waaraan een bieder zijn maximumbedrag opgeeft, en de sluitingstijd verlengt zichzelf zolang er nog geboden wordt. Na de gunning staat de conceptfactuur klaar met het opgeld, het btw-tarief en de betaaltermijn er al in.
Bij DirectDentalSupplies bestellen klanten met een scanner, tegen de prijsafspraken die voor hen gelden. De koppeling met Exact Online boekt de orders in, dus de administratie hoeft ze niet nog een keer in te voeren.
Hondregistreren is een erkend portaal waar particulieren, dierenartsen, fokkers en chippers een dier registreren. Elke registratie gaat via een koppeling naar het landelijke register van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), in plaats van dat iemand elke melding met de hand doorzet.
Bij DTC-Lease rekent de bezoeker eerst zijn leaseprijs uit en doet daarna zijn aanvraag. Die aanvraag gaat door naar het systeem waarin de rest van het traject wordt afgehandeld, dus er komt geen mail binnen die iemand moet uitlezen.
Service Planner is een applicatie voor installatie- en servicebedrijven, waarmee ruim 200 bedrijven honderdduizenden afspraken per jaar plannen. Het herhaald inplannen van onderhoud, de reistijd tussen twee adressen, de werkbon en de facturatie zitten in één omgeving, dus die stappen worden niet meer los bijgehouden.
AgendaFactuur haalt gewerkte uren uit Google Agenda en maakt daar facturen van. Dit maakt overtypen niet nodig en het houdt automatisch rekening met de geldende prijzen voor die klant, het product of dienst.
Bij Kolibri Logistiek komen de orders binnen uit de systemen van de webwinkels waarvoor zij de fulfilment doen. Het systeem rekent per pakket uit welke vervoerder erbij past en vraagt daar het label aan, en de opslagkosten per klant worden elke nacht doorgerekend.
Welk proces automatiseer je als eerste?
Er is bijna altijd meer te automatiseren dan er budget is. Deze vier vragen laten zien waar de winst zit.
Hoe vaak komt het terug? Iets wat dagelijks gebeurt levert meer op dan iets van één keer per kwartaal, ook al kost die ene keer meer tijd.
Hoeveel mensen raakt het? Een handeling die drie afdelingen doen, verdwijnt drie keer.
Wat kost een fout? Een ordernummer dat verkeerd wordt overgetypt kost een retour en een correctie in de boekhouding. Dat weegt zwaarder dan de minuut die het overtypen kostte.
Kan iemand het proces opschrijven? Kan niemand uitleggen hoe het werkt zonder te verwijzen naar één collega, dan is er nog geen proces om vast te leggen. Dat gesprek komt eerst.
Begin daarnaast waar de gegevens al digitaal staan. Een proces waarvan de helft nog per mail gaat, vraagt eerst om digitaliseren en dat is een ander project.
Wanneer een bestaand pakket genoeg is
Voor boekhouding en salarisadministratie bestaan pakketten die het beter doen dan wat wij voor hetzelfde geld kunnen bouwen. Bij standaardsoftware pas je je werkwijze aan aan het pakket, en voor dit soort processen is dat prima.
Zelf bouwen wordt interessant als je proces afwijkt van wat de markt aanbiedt en die afwijking je klanten of omzet oplevert. Op onze pagina over maatwerk software staat waar die grens ligt, met de vergelijking tussen standaardsoftware, low-code en zelf bouwen.
Een koppeling of een nieuwe applicatie?
Soms werken de systemen elk prima en gaat het mis bij de overdracht ertussen. De voorraad staat in het ene pakket, de webshop werkt met een kopie van vannacht, en de verkoop belt het magazijn om te vragen of iets er nog is.
Een API-koppeling maakt die overdracht automatisch en realtime. Het ene systeem vraagt de gegevens op bij het andere op het moment dat ze nodig zijn, dus je ziet wat er nú staat en niet wat er vannacht stond. Aan de systemen zelf verander je niets, je legt er een verbinding tussen.
Een maatwerk webapplicatie is aan de orde als een proces nog helemaal niet geautomatiseerd is, en er ook geen bestaand systeem staat dat het kan overnemen. Denk aan een Excel-bestand waar meerdere mensen tegelijk in moeten, of werk dat nu in vier losse systemen half wordt bijgehouden. Gaat het om werk dat je bij je klanten weg wilt halen, dan is een klantportaal de vorm die daarbij hoort.
Wat kost het automatiseren van een proces?
Twee dingen bepalen vooral de omvang. Het aantal gebruikersrollen met eigen rechten, want elke rol wordt apart ontworpen en getest, en het aantal koppelingen met bestaande systemen, want elke koppeling is een eigen project met eigen foutafhandeling.
Als richting: een eerste werkende versie begint rond de € 8.000 exclusief btw, en applicaties met meerdere rollen en koppelingen lopen op naar € 30.000 en hoger. De staffels met wat je per niveau krijgt, staan op de pagina over maatwerk software.
Wat automatisering niet oplost
Het werk verdwijnt niet helemaal, het verandert van vorm. Een koppeling die stilvalt omdat de leverancier zijn API wijzigt, moet iemand merken voordat de klant het merkt.
Daarom hoort er onderhoud bij een geautomatiseerd proces. Dat gaat minder over elke maand een nieuwe functie en meer over iemand die ziet dat er drie dagen geen orders zijn doorgekomen.
Een proces dat niet goed is ingericht, gaat door automatisering alleen sneller fout. Werken twee afdelingen met een andere definitie van hetzelfde begrip, dan kiest de software er één en komt dat verschil in de cijfers naar boven. Leg dus eerst vast welke definitie klopt en automatiseer daarna.
Veelgestelde vragen
Wat houdt het automatiseren van bedrijfsprocessen in?
Software neemt de handmatige stappen in een werkproces over. Het werk zelf blijft bestaan, de tussenstappen verdwijnen. Een planner blijft plannen, maar hoeft de afspraak niet meer in drie systemen te zetten. Een order die binnenkomt komt vanzelf in de administratie terecht in plaats van dat iemand hem overtypt.
In de praktijk gaat het om een van deze drie dingen: een reeks stappen die in een vaste volgorde vanzelf doorloopt, een koppeling die gegevens tussen twee systemen heen en weer stuurt, of een omgeving waarin je klant of medewerker zelf regelt wat eerst bij jou op het bureau lag.
Hoe begin je met het automatiseren van een proces?
Schrijf eerst op wat er nu gebeurt. Stap voor stap, met bij elke stap wie het doet en in welk systeem. Die oefening legt meestal al bloot waar het dubbel gebeurt.
Kies daarna één proces en niet meteen alles. Het proces dat het vaakst terugkomt en waar de meeste mensen mee te maken hebben, levert het snelst iets op. Begin bovendien waar de gegevens al digitaal staan; staat de informatie nog op papier of in een mailbox, dan is dat eerst aan de orde.
Wat is het verschil tussen digitaliseren en automatiseren?
Digitaliseren is informatie van papier, uit losse Excel-bestanden of uit een mailbox naar één digitale plek halen. Automatiseren is de stappen daarna door software laten uitvoeren.
Die volgorde is niet omkeerbaar. Zolang de gegevens verspreid staan, valt er weinig te automatiseren, want de software weet dan niet waar hij moet kijken. Bij veel bedrijven zit het grootste deel van de winst al in die eerste stap.
Welke processen kun je beter niet automatiseren?
Drie soorten processen leveren het zelden op:
Processen die niemand kan opschrijven. Als de uitleg eindigt bij "dat weet één collega", is er nog geen proces om vast te leggen.
Processen waarin elke situatie anders is. Software is goed in herhaling en slecht in uitzonderingen die de regel zijn.
Processen die een paar keer per jaar voorkomen. De tijd die je bespaart weegt dan niet op tegen wat het bouwen en onderhouden kost.
Een proces dat niet goed is ingericht, gaat door automatisering alleen sneller fout. Werken twee afdelingen met een andere definitie van hetzelfde begrip, dan kiest de software er één en komt dat verschil naar boven. Spreek dus eerst af welke definitie klopt en automatiseer daarna.
Weet je welk proces bij jou het meeste tijd kost, maar niet of het te automatiseren is? Beschrijf het proces en welke systemen erbij horen, dan zeggen we wat ervoor nodig is en of het de investering waard is. Je kunt ons bereiken via contact.
