Facturatiesoftware voor AgendaFactuur

Je Google Agenda afspraken omzetten in facturen

Agenda Factuur is de oplossing om gewerkte uren direct uit je Google Agenda te factureren aan je cliënt of klant. Het systeem maakt eenvoudig een koppeling met je agenda, waarna je kunt kiezen welke uren gefactureerd moeten worden.

Van een afspraak in de agenda naar een factuurregel

Wie op uurbasis werkt, houdt zijn werk al bij. In de agenda staat wanneer je bij welke klant was en hoe lang. Dat diezelfde regels daarna nog een keer in een factuurprogramma worden gezet, is het dubbele werk dat deze applicatie eruit haalt.

De koppeling met Google Agenda werkt met notificationchannels bij Google. Verandert er iets in een agenda, dan meldt Google dat direct bij de applicatie, dus je hoeft niet te wachten op een synchronisatieronde. Er loopt daarnaast elk uur een volledige synchronisatie mee, als achtervang voor het geval een melding niet aankomt.

Welke prijs hoort bij deze afspraak?

Een uur bij de ene klant kost niet hetzelfde als een uur bij de andere. Bij het opbouwen van een factuurregel loopt het systeem daarom een vaste volgorde af.

• De uurprijs van de klant. Staat die ingevuld, dan geldt die.

• Anders het uurtarief van het bedrijf. Dat is de standaard voor alle klanten zonder eigen afspraak.

• Herkent de titel van de afspraak een product of dienst? Dan wordt de regel gevuld met dat product, het bijbehorende aantal en het btw-tarief dat eraan hangt.

Een product heeft daarbij een prijs met een begin- en einddatum, en de applicatie pakt de prijs die gold op het tijdstip van de afspraak. Een tariefsverhoging halverwege het jaar werkt dus niet terug op de afspraken van daarvoor, en een factuur die je later opmaakt blijft kloppen.

Overige automatiseringen

Terugkerende facturen gaan elke dag op een vast tijdstip de deur uit, zonder dat iemand ze aanmaakt. Betalingen komen binnen via Mollie en worden elk uur gecontroleerd, dus de status van een factuur volgt de betaling in plaats van een handmatige afvinklijst.

De verbinding met Google onderhoudt zichzelf. Een notificationchannel bij Google verloopt na een tijd, en de applicatie kijkt elke dag welke kanalen aflopen en vraagt daar een nieuw kanaal voor aan. Zonder dat zou de agenda stil komen te staan zonder dat iemand het merkt.

Wat wij doen

AgendaFactuur is een maatwerk webapplicatie die wij hebben gebouwd en die we doorontwikkelen en onderhouden. Het meeste werk zit in de koppelingen: Google en Mollie veranderen elk hun eigen API in hun eigen tempo, en de aansluiting moet mee.