Een installatiebedrijf van vijftien monteurs plant per week een paar honderd afspraken. Onderhoudsbeurten die elk jaar terugkomen, storingen die er tussendoor komen, en projecten die over meerdere dagen lopen. Daar zit software onder, en in de meeste gevallen is dat een pakket dat je per gebruiker per maand afneemt.
Voor het grootste deel van die bedrijven is zo'n pakket de juiste keuze. De vraag wordt pas interessant als je merkt dat je werkwijze niet in het pakket past en je begint met lijstjes ernaast. Dit artikel gaat over dat moment, en over wat de opties dan zijn.
Wat een installatiebedrijf van software vraagt
Vier dingen komen bij vrijwel elk installatie- en servicebedrijf terug.
De planning is het zwaarste onderdeel. Je plant niet alleen op beschikbaarheid, maar ook op vakbekwaamheid, op de spullen die in de bus liggen en op de reistijd tussen twee adressen. Een monteur die om 9 uur in Zwolle staat en om 10 uur in Maastricht moet zijn, is een planning die niet klopt.
Onderhoudscontracten lopen daar dwars door. Een contract van vier jaar met twee beurten per jaar levert acht afspraken op die je nu al kunt inplannen. Software die dat herhaald inplannen niet zelf doet, betekent dat iemand elk kwartaal een lijst doorloopt.
De werkbon is de schakel tussen buiten en binnen. Wat de monteur ter plekke opschrijft, bepaalt wat er gefactureerd wordt en wat er in het dossier van die installatie komt te staan.
En dan de facturatie. Uren, materiaal, voorrijkosten en het contract waar het eventueel al onder valt.
Rijtijd is de lastigste variabele in de planning
Twee adressen die op de kaart vijftien kilometer uit elkaar liggen, kunnen twintig minuten uit elkaar liggen of vijftig. Een rivier zonder brug in de buurt, een ochtendspits of een dorp waar je omheen moet, bepaalt dat. Software die rekent met de hemelsbrede afstand, de rechte lijn tussen twee coördinaten, ziet dat verschil niet en zet een middag in elkaar die de monteur niet haalt.
Om op rijtijd te plannen heb je een routeserver nodig. Dat is software die het wegennet kent en die op de vraag hoe lang je erover doet van adres A naar adres B een antwoord in minuten geeft. OSRM is zo'n server. De afkorting staat voor Open Source Routing Machine, je draait hem op je eigen machine en hij werkt met de kaartgegevens van OpenStreetMap.
Vier dingen vraagt een planning aan zo'n server:
de rijtijd en de afstand over de weg tussen twee adressen
een tabel met de rijtijden tussen bijvoorbeeld twintig adressen onderling, opgevraagd in één keer
de gunstigste volgorde voor een reeks adressen die op één dag bezocht moeten worden
het dichtstbijzijnde punt op de weg bij een coördinaat, zodat een adres in het buitengebied op de goede weg terechtkomt
Het verschil met een routedienst van een externe partij zit in de rekening en in de snelheid. Een planning die 's nachts honderden afspraken tegen elkaar afweegt, doet duizenden bevragingen. Bij een dienst die per bevraging afrekent loopt dat op, en elke vraag gaat over het internet heen en weer. Een eigen OSRM-server staat naast de applicatie, antwoordt in milliseconden en kost niets per vraag. Daar staat tegenover dat iemand hem draaiend houdt en de kaartgegevens periodiek ververst, dus die server hoort bij het onderhoud van de applicatie.
Wat een digitale werkbon oplevert
Een digitale werkbon is een formulier dat de monteur op zijn telefoon of tablet invult in plaats van op papier. Hij vult de gewerkte uren in, het gebruikte materiaal, wat hij heeft aangetroffen en wat hij heeft gedaan. De klant tekent op het scherm.
De winst zit niet in het invullen zelf, want dat kostte op papier ook een paar minuten. De winst zit erna. Een papieren bon moet mee terug naar kantoor, iemand moet hem kunnen lezen, en iemand moet de uren en het materiaal overtypen in de facturatie. Bij een digitale bon staat die informatie al in het systeem op het moment dat de monteur op verzenden drukt.
Het tweede voordeel is de geschiedenis per installatie. Wie een storing krijgt op een ketel die vorig jaar is nagekeken, wil weten wat er toen is gevonden. Op papier ligt dat in een map, in software staat het onder het adres.
Zelf een werkbon in elkaar zetten in een spreadsheet of een formulierenbouwer kan, en voor een eenmanszaak is dat soms genoeg. Zodra meerdere monteurs tegelijk bonnen insturen en die bonnen de facturatie moeten voeden, loop je tegen dezelfde grens aan als bij papier. Iemand moet het overzetten.
Waar standaardpakketten vastlopen
Er zijn goede pakketten voor deze branche en ze dekken de vier onderdelen hierboven grotendeels af. Drie situaties komen terug waarin het alsnog knelt.
Je planning werkt anders dan het pakket aanneemt. Pakketten gaan meestal uit van een afspraak met een monteur op een tijdstip. Werk je met ploegen van twee die wisselen per opdracht, met een vaste dag per wijk, of met een monteur die pas 's ochtends hoort waar hij heen gaat, dan moet je dat in het model van het pakket wringen. Dat lukt vaak half, en het halve deel wordt handwerk.
Je contractvormen passen niet in de standaardvelden. Een abonnement met een vast aantal uren per jaar dat mag doorschuiven, een staffel op basis van het aantal installaties, of een contract waarin voorrijkosten wel en materiaal niet zit. Zulke afspraken bestaan in de praktijk en niet in elk pakket.
Het pakket praat niet met de rest. De boekhouding, de groothandel waar je bij bestelt, het merkportaal van de fabrikant en de klant die zijn eigen systeem heeft. Elke ontbrekende verbinding is iemand die gegevens van het ene scherm naar het andere overtypt.
Bij die derde situatie hoort een waarschuwing. Loopt het alleen mis op de overdracht tussen systemen die elk prima werken, dan is een nieuw pakket zelden het antwoord. Je kunt dan een API koppeling laten maken tussen wat je al hebt, waarbij het ene systeem de gegevens opvraagt bij het andere op het moment dat ze nodig zijn. Aan de pakketten zelf verander je niets.
Koppelen of bouwen
De keuze hangt af van wat er stuk is.
Werken je systemen los van elkaar goed en gaat het mis bij de overdracht, dan koppel je. Bij BD-Totaal, een groothandel in biologische foodservice, komen de voorraad en de prijsafspraken uit de back office en gaat een geplaatste order daar automatisch naartoe terug. Bij DirectDentalSupplies boekt de koppeling met Exact Online de orders in, zodat de administratie ze niet nog een keer invoert. In beide gevallen bleef het bestaande systeem staan.
Bouwen wordt interessant als je proces zelf afwijkt van wat de markt aanbiedt, en die afwijking je klanten of je omzet oplevert. Service Planner is daar een voorbeeld van. Het is een applicatie voor installatie- en servicebedrijven waarmee ruim 200 bedrijven honderdduizenden afspraken per jaar plannen. Het herhaald inplannen van onderhoud, de reistijd tussen twee adressen, de werkbon en de facturatie zitten in een omgeving, dus die stappen worden niet meer los bijgehouden.
Er is ook een tussenvorm die vaak wordt overgeslagen. Je houdt het pakket voor de administratie en de facturatie, en voor het onderdeel waar je echt afwijkt kun je een webapplicatie laten maken, bijvoorbeeld voor de planning of voor het portaal waarin je opdrachtgever zijn eigen installaties ziet. Dat is een kleiner project dan alles vervangen, en je raakt de boekhouding niet aan.
Service Planner: onderhoudsplanning bij ruim 200 installatiebedrijven
Service Planner is een SaaS-applicatie voor onderhoudsplanning die wij ontwikkelen, hosten en onderhouden. Ruim 200 installatie- en servicebedrijven plannen er samen meer dan 100.000 afspraken per jaar mee in. De onderdelen uit dit artikel zitten er allemaal in, dus het laat zien hoe zo'n omgeving in de praktijk in elkaar zit.
Uit een contract komen de afspraken vooruit. Een onderhoudscontract heeft een cyclus in maanden. Uit die cyclus maakt de applicatie de afspraken vooruit aan, eerst met alleen een maand en een jaar erbij. Zo'n voorbereide afspraak heeft nog geen tijd en staat nog niet in de agenda.
De planner draait 's nachts. Bedrijven die de automatische planner aan hebben staan, krijgen elke nacht om middernacht een ronde. Die maakt eerst de afspraken aan die uit de contracten volgen, voegt afspraken samen die bij dezelfde service horen en zoekt de gaten in de agenda op. Elke afspraak zonder datum krijgt daarna een plek in zo'n gat. Wat er in de eerste ronde niet in past, gaat twee keer opnieuw door de planner, met een kwart en met de helft van de maximale rijafstand als extra ruimte. Blijft er daarna nog werk liggen, dan krijgt het bedrijf een melding met de afspraken die geen plek kregen.
De rijafstand bepaalt waar een afspraak past. Bij een gat in de agenda kijkt de applicatie waar de monteur vlak ervoor en vlak erna staat. Per bedrijf geldt een maximale rijafstand, standaard dertig kilometer. Een bedrijf dat op rijtijd wil plannen, zet daarvoor zijn eigen OSRM-routeserver aan. De rijtijd over de weg tussen die twee adressen komt dan in minuten uit die server. Zonder die keuze rekent de applicatie met de hemelsbrede afstand tussen de coördinaten van beide adressen. Daar komen de werkdagen van de monteur, de geblokkeerde uren en het postcodegebied van die monteur bovenop.
Statussen houden de lijst met openstaand werk kloppend. Een afspraak schuift van voorbereid en ingepland door naar verzonden en bezocht. Een afspraak waarvan de eindtijd voorbij is en die niemand heeft afgemeld, gaat automatisch op bezocht. Zo blijft die lijst kloppen zonder dat iemand hem bijhoudt.
De werkbon voedt de factuur. Op locatie hoort bij de afspraak een werkbon met een checklist, de gebruikte materialen en een handtekening van de klant. Uit die materialen komen de factuurregels, elk met een eigen btw-tarief en grootboekrekening. Klanten, materialen, grootboekrekeningen en facturen kunnen door naar Exact Online.
De onderdelen op zich zitten ook in de pakketten van de markt. Het maatwerk zit in de nachtelijke ronde die het contract, de agenda, de rijtijd en het postcodegebied tegelijk afweegt, en die is voor deze branche gebouwd.
Wat het kost en hoe lang het duurt
Twee dingen bepalen de omvang. Het aantal gebruikersrollen met eigen rechten, want een planner, een monteur, een werkvoorbereider en een opdrachtgever worden elk apart ontworpen en getest. En het aantal koppelingen met bestaande systemen, want elke koppeling is een eigen project met eigen foutafhandeling.
Als richting: een eerste werkende versie begint rond de 8.000 euro exclusief btw, en applicaties met meerdere rollen en koppelingen lopen op naar 30.000 euro en hoger. Voor maatwerk software werken we met drie staffels, met per staffel wat je ervoor krijgt.
Reken bij een vervangingstraject ook op de tijd van je eigen mensen. De planner die uitlegt hoe er nu gepland wordt, is een paar dagen kwijt aan het uitleggen en het testen. Dat is geen bijzaak, want een planning die op papier klopt en in de praktijk niet, komt daar naar boven.
Wat er na de oplevering nog bij komt
Software voor de planning en de werkbon staat midden in de dagelijkse uitvoering. Valt de koppeling met de groothandel om omdat de leverancier zijn API wijzigt, dan merkt de werkvoorbereider dat op maandagochtend en niet de week erna.
Daarom hoort er onderhoud bij. Dat gaat minder over elke maand een nieuwe functie en meer over iemand die ziet dat er drie dagen geen orders zijn doorgekomen. In een contract voor applicatie onderhoud regel je dat, samen met de updates, de back-ups en de vraag wie er 's ochtends aan de telefoon zit als het niet werkt.
Veelgestelde vragen
Wat is een digitale werkbon?
Een werkbon die de monteur op zijn telefoon of tablet invult in plaats van op papier, met de uren, het materiaal en de ondertekening door de klant. De gegevens komen direct in het systeem, dus niemand hoeft ze op kantoor over te typen.
Kan ik zelf een werkbon maken?
Voor een eenmanszaak kan een formulierenbouwer of een spreadsheet voldoen. Sturen meerdere monteurs bonnen in en moet de facturatie daarop draaien, dan levert een eigen formulier hetzelfde overtypwerk op als papier.
Is er gratis software voor een installatiebedrijf?
Er zijn gratis formulier- en agenda-apps waarmee je een deel kunt oplossen. Voor de combinatie van planning, onderhoudscontracten, werkbon en facturatie kom je bij betaalde pakketten uit, of bij een eigen applicatie.
Moet ik mijn boekhouding vervangen als ik maatwerk laat bouwen?
Nee. In de meeste trajecten blijft de boekhouding staan en komt er een koppeling naartoe. Bij DirectDentalSupplies boekt de koppeling met Exact Online de orders in, en het boekhoudpakket zelf bleef ongewijzigd.
Hoe lang duurt het bouwen van een planningsapplicatie?
Dat hangt af van het aantal rollen en koppelingen. Een eerste werkende versie voor één rol is een kwestie van weken, een omgeving met een planner, een monteur en een opdrachtgever plus twee koppelingen loopt in maanden.
